Integritetspolicy

Integritetspolicy

Registerbeskrivningar

Från och med den 25 maj 2018 tillämpas EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) tillsammans med dataskyddslagen (1050/2018) på behandling av personuppgifter.

Upprättat 26.3.2018, senast uppdaterad 17.12.2020

Registeransvarig:
Kvarkenrådet EGTS (FO-nummer 3176207-5)
Gerbyvägen 18
65230 Vasa
info@kvarken.org

För Kvarkenrådets samarbetspartner används i denna beskrivning benämningen kund eller samarbetspartner.

Grunder för upprätthållandet av registret

Skötsel av kundrelationer, kundens medgivande samt ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige.

Dataskydd vid Kvarkenrådet

Kvarkenrådet har förbundit sig att skydda individers rättigheter och hålla säkert den information som behandlas. I denna dataskyddsbeskrivning beskrivs hur Kvarkenrådet behandlar (samlar, använder, förvarar och skyddar) personuppgifterna som finns i våra register.

Vi kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning då och då, till exempel när lagstiftningen ändras. Vi kan göra förändringar i detta dokument även när vi ändrar, utökar eller förbättrar våra tjänster. Ifall vi utökar tjänster och ber dig om ytterligare personuppgifter, redogör vi för användningen av denna nya information senast vid datainsamling. Därutöver kan vi uppdatera denna beskrivning av andra orsaker, så vi rekommenderar att du går in nu som då och tittar om beskrivningen har ändrats.

Kvarkenrådet behandlar personuppgifter av flera olika orsaker. Grunderna till att vi behandlar personuppgifter beror på tjänsten som används. Kunden kan tillhöra en eller flera personuppgiftsgrupper.

Vilka personuppgifter samlar vi?

Politiska beslutsfattare och lobbyister i regionens kommuner, samarbetsparter, befintliga organisationer, företag och dess kontaktpersoner eller anställda.

Vi samlar information om de organisationer, företag, förtroendevalda, företagare och deras personal, som är verksamma i regionen eller viktiga för samarbetet, är våra nuvarande eller potentiella samarbetspartners.

Av dessa samarbetspartner samlar vi följande uppgifter: namn- och adressuppgifter (telefonnummer, e-post, adress, osv.), födelsetid (bara om resebiljetter ska bokas), kontaktspråk samt uppgifter relaterade till utförandet av tjänsten. Dessa är bl.a. e-poster, anteckningar, memorandum eller andra mötesanteckningar eller dokumentation. Vi sparar också anmälningar till olika evenemang samt dina svar på våra förfrågningar.

Registerinformationen kan användas till att administrera, sköta, upprätthålla och utveckla samarbetet mellan samarbetsparten och Kvarkenrådet och organisationen personen representerar. Uppgifterna kan även användas till att rikta utbudet, analysera, producera, erbjuda och utveckla tjänster samt upprätta marknadsundersökningar och annan statistik.

Uppgifterna samlas direkt från samarbetsparten, men vi samlar även personuppgifter av organisationer och företag som har verksamhet i regionen, deras nyckelkontaktpersoner från offentliga källor, såsom organisationernas webbsidor, osv.

Samarbetspartner som anknyts till projekt

När du deltar i en åtgärd, skolning eller evenemang inom ett EU-finansierat projekt, samlar vi likadana uppgifter som samlas för rollerna beskrivna ovan.

Uppgifterna används till att utföra kommunikation, marknadsföring och kundtjänst inom projekten. Därtill överlåter vi för EU-projektrapportering somliga personuppgifter till finansiären, projektets huvudgenomförare och projektets övervakare.

Projektinformation behandlas för att uppfylla den lagstadgade skyldigheten. Den lagstadgade skyldigheten består av nationell och EU-lagstiftning om strukturfonderna, exempelvis Lag om finansiering av regionutveckling och strukturfondsprojekt (7/2014), Lag om utveckling av regionerna och förvaltning av strukturfondsverksamheten (8/2014), Allmän förordning (EU nr 1303/2013), ERUF-förordning (EU nr 1301/2014) och ESF-förordning (EU nr 1304/2013).

Personuppgifter förvaras 10 efter projekttiden gått ut.

Prenumeranter av nyhetsbrev och utskickslistor

Vi samlar följande uppgifter med tanke på nyhetsbrev och utskick: e-postadress, namn och kontaktspråk. Dessa uppgifter kombineras till uppgifter samlade inom andra roller. Därutöver samlar vi information om ifall du läser våra nyhetsbrev och vilka länkar du klickar på i breven.

Vi använder dessa uppgifter till att genomföra, uppfölja och analysera vår kommunikation. Du kan avbeställa nyhetsbrevet via länken som finns på nyhetsbrevet.

Användare av vår webbsida

Vi kan samla följande uppgifter: egenskaper och belägenhet av datorer och apparater som besökaren använder, såsom IP-adress, identifieringskakor, besökta sidor, varifrån besökaren kom till vår sida, tid, operativsystem, apparat och webbläsare. Därtill samlar vi naturligtvis all den information du matar in på vår sida eller tjänsterna där.

Dessa uppgifter används till att utveckla webbplatsens egenskaper, säkerställa och betrakta webbplatsens datasäkerhet och förebygga eventuell nätvandalism. Därtill behandlas skilt inlämnad information för att erbjuda kundtjänst (nyhetsbrev).

Dina uppgifter kan även användas till att utföra sk. remarketing, så på basis av ditt besök kan du se våra marknadsföringsmeddelanden, t.ex. Facebook- eller Google-annonser.

Kvarkenrådets styrelsemedlemmar

I början av mandatperioden ber vi dig ge medgivande till att överlåta uppgifter till oss. Dessa uppgifter inkluderar ditt namn, e-postadress, andra kontaktuppgifter samt uppgifter som behövs för betalning av arvoden. Vi samlar också uppgifter om ditt deltagande i styrelsemötena. Dessa uppgifter används även till styrelsekommunikation samt till att göra upp handelsregisteranmälan.

Dina uppgifter sparas efter din sista mandatperiod i enlighet med lagar som berör löneadministration.

Överlåtande av uppgifter

Personuppgifter kan överlåtas till samarbetspartners för att utföra en tjänst och främja en förmån och i samband med rapportering till olika projektfinansiärer.

För att kunna genomföra informationshanteringen tekniskt eller operativt kan Kvarkenrådet överlåta en del av informationen till sina underleverantörer eller behandla informationen med hjälp av en teknisk förbindelse. Kvarkenrådet kan också ta hjälp av underleverantörer för behandling av information. Vi tillåter inte underleverantörerna att vidarebefordra information för andra ändamål.

Kvarkenrådet har rätt att använda eller överlåta information om det krävs enligt lag, för att skydda teknologi och för att försvara sig mot eller lägga fram rättsliga anspråk.

Hur vi skyddar dina personuppgifter

Datasäkerhet och dataskydd är väsentliga aspekter i Kvarkenrådets verksamhet. Vi vidtar behövliga tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifter vi besitter från försvinnande, missbruk, obehörig användning eller överlåtelse, förändring och förstöring.

Behandling av minderåriga personers uppgifter

Kvarkenrådet behandlar personuppgifter av minderåriga enbart i fråga om resebidrag i samma omfattning som beskrivits ovan.

Tredje parter

Vi överlåter personuppgifter även till myndigheter i den utsträckning som lagen förpliktar. Dessa inbegriper till exempel projektfinansieringsmyndigheter.

Därtill behandlas dina uppgifter av tredje parter, som informationssystemleverantörer, tjänsteleverantörer och andra underleverantörer.
Vänligen observera att när vi samarbetar med andra organisationer och företag till exempel med att arrangera evenemang, kan vi överlåta dina anmälningsuppgifter även till de som varit med i att arrangera evenemanget. Vi tillåter inte underleverantörerna eller dessa samarbetsparter att använda eller vidarebefordra information för andra ändamål.

Principer för skydd av registret och kundregistrets diskretion

Vi har förbundit oss att vidta ändamålsenliga åtgärder för att skydda personuppgifterna. Våra tekniska, administrativa och fysiska processer är planerade för att skydda personuppgifterna från försvinnande, dataintrång, överlåtelse, användning, förändring eller förstöring som sker av misstag, olagligt eller olovligt. Även om vi ser till att våra system är skyddade kan vi ändå inte garantera att webbsidan, datasystemet eller dataöverföringen via internet eller via något annat offentligt nätverk är helt säkra.

Hela Kvarkenrådets personal och de utomstående personer som arbetar inom ramarna för Kvarkenrådet har tystnadsplikt som berör all kundinformation. Personalen har fått instruktioner i hur informationen skall behandlas ändamålsenligt och säkert.

Kontakt

Du har rätt att kontrollera vilken information som sparats om dig. En begäran om granskning av registeruppgifterna skall sändas skriftligen och undertecknat till adressen:

Kvarkenrådet
Gerbyvägen 18
65230 Vasa

Generellt besvarar vi begäran senast inom 30 dagar från att den inlämnats. För att utöva dina rättigheter identifierar vi dig separat för att uppfylla din begäran och för att säkra andra registrerades rättigheter.

Att spara personuppgifter

Vi sparar personuppgifter bara så länge som de kan anses behövas för de ändamål som beskrivs i den här registerbeskrivningen, såvida inte lagen tillåter eller kräver att uppgifterna sparas längre.